In der heutigen schnelllebigen Marketingwelt ist ein klarer und präziser Kommunikationsfluss zwischen Unternehmen und Agenturen von entscheidender Bedeutung. Ein effektives Instrument, um diese Kommunikation zu gewährleisten, ist das Agenturbriefing. Doch was genau ist ein Agenturbriefing, wer erstellt es, und warum ist es so wichtig? In diesem Blogbeitrag beantworten wir diese und weitere Fragen rund um das Thema Agenturbriefing.
Was ist ein Agenturbriefing?
Ein Agenturbriefing ist ein detailliertes Dokument, das alle relevanten Informationen, Anforderungen und Ziele eines Projekts oder einer Kampagne zusammenfasst. Es dient als Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einer Agentur und stellt sicher, dass beide Parteien ein gemeinsames Verständnis über die zu erreichenden Ziele und die Vorgehensweise sowie die Hintergründe haben.
Wer schreibt das Briefing und für wen genau?
Ein Agenturbriefing wird in der Regel vom Auftraggeber, also einem Unternehmensmitarbeiter, erstellt und an die beauftragte Agentur übermittelt. Verantwortlich für die Erstellung des Briefings ist häufig das Marketing- oder Kommunikations-Team des Unternehmens. Es ist jedoch wichtig, dass das Briefing in enger Zusammenarbeit mit allen relevanten Abteilungen und Stakeholdern entsteht, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven und Anforderungen berücksichtigt werden.
Was sind Anlässe für Agenturbriefings?
Alle Anlässe, in denen Agenturen beauftragt werden profitieren von einem gründlichen Briefing. Agenturbriefings werden in verschiedenen Situationen benötigt, zum Beispiel:
- Neue Kampagnen: Bei der Entwicklung von Marketing- oder Werbekampagnen.
- Produktlaunches: Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen.
- Rebranding: Neugestaltung der Markenidentität.
- Events: Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
- Medienstrategien: Entwicklung von Mediaplänen und -strategien.
Wozu dient ein Agenturbriefing?
Ein Agenturbriefing dient in der Regel mehreren wichtigen Zwecken:
- Klarheit schaffen für beide Seiten: Es sorgt dafür, dass die Agentur genau versteht, was von ihr erwartet wird. Meist hilft es auch dem Unternehmen herauszuarbeiten, was genau gewollt bzw. erwartet wird.
- Die Effizienz steigern: Durch die Bereitstellung aller notwendigen Informationen im Voraus können Missverständnisse und unnötige Nachfragen vermieden werden.
- Ressourcen sparen bzw.fokussieren: Eine gute Vorbereitung hilft, Zeit und Kosten zu sparen, indem sie sicherstellt, dass die Agentur zielgerichtet arbeiten kann. Extra-Korrekturschleifen werden reduziert.
- Den Erfolg maximieren: Ein detailliertes Briefing erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Endergebnis den Vorstellungen und Zielen des Unternehmens entspricht.
Was gehört in ein Agenturbriefing alles hinein?
Ein vollständiges Agenturbriefing sollte die folgenden Elemente enthalten:
1. Projektübersicht: Eine kurze zusammenfassende Beschreibung des Projekts oder der Kampagne.
2. Ausgangssituation: Eine Darstellung der aktuellen Situation des Unternehmens und der Hintergründe der Aktion oder Kampagne.
2. Ziele: Klare und messbare Ziele, die erreicht werden sollen. Wichtig ist es hierfür das Feedback der Agentur zu bekommen. Sind die Ziele realistisch und mit dem geplanten Budget zu erreichen?
3. Zielgruppe: Detaillierte Informationen über die anvisierte Zielgruppe. Am besten sind konkrete "Personas" die der Agentur helfen die Kampagne auszurichten.
4. Botschaft: Die zentrale Botschaft, die vermittelt werden soll, sofern das Erarbeiten der Botschaft nicht Bestandteil des Auftrages ist.
5. Budget: Angaben zum verfügbaren bzw. geplanten Budget und zur Verteilung.
6. Zeitplan: Wichtige Meilensteine und Deadlines. Was muss bis wann geschafft sein und warum?
7. Wettbewerbsanalyse: Informationen über die Konkurrenz. Wie ist die Konkurrenz positioniert?
8. Markenrichtlinien: Vorgaben zur Einhaltung der Markenidentität. Oft gibt es einen Corporate Design Guide, ein Dokument das Logos, Farben, Schriften vorgibt und deren Einsatz regelt.
9. Erfolgskennzahlen: Kriterien zur Messung des Erfolgs der Kampagne oder Aktion. Ab wann kann man von einer erfolgreichen Kampagne sprechen? Wann wird das überprüft, erst am Ende (z.B. nach dem Event) oder während der Kampagne? Muss eventuell nach gesteuert bzw. angepasst werden?
10. Kontaktpersonen: Wer sind die zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen und wie sind sie zu erreichen.
Wichtig ist, dass bevor die eigentliche Agenturarbeit startet ein Re-Briefing seitens der Agentur erfolgt. Das heißt, die Agentur erläutert, wie sie das Briefing, die Ziele und die Aufgaben basierend auf dem Agenturbriefing verstanden hat. Der Auftraggeber kann so überprüfen, ob er bzw. ob das Briefing richtig verstanden wurde. Missverständnisse werden so vor dem Start der eigentlichen Arbeit aufgedeckt und beseitigt.
Welchen Nutzen hat ein Agenturbriefing für den Kunden und welchen für die Agentur?
Letztendlich hilft das Briefing immer beiden Seiten, für den Auftraggeber schafft es:
- Transparenz: Der Kunde hat die Gewissheit, dass die Agentur alle relevanten Informationen hat.
- Struktur: Das Agenturbriefing strukturiert und organisiert eine Vielzahl von Informationen in einem Dokument.
- Kontrolle: Ein detailliertes Briefing ermöglicht es dem Kunden, den Fortschritt und die Ergebnisse der Agentur besser zu überwachen und Abweichungen zu erkennen.
- Effektivität: Die Wahrscheinlichkeit, dass die Ziele und Erwartungen des Kunden erfüllt werden, steigt.
Für die Agentur bietet das Agenturbriefing:
- Klare Vorgaben: Die Agentur erhält wichtige Hintergründe, Informationen und eine klare Anleitung und weiß genau, was erwartet wird.
- Zeitersparnis: Durch die Vorliegen möglichst aller wichtigen Informationen sind weniger Rückfragen erforderlich, d.h. die Agentur kann effizienter arbeiten und ist schneller startklar.
- Erfolgschancen: Ein gutes Briefing erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung und die Zufriedenheit des Kunden.
Fazit: Warum sollte man sich für ein Agenturbriefing Zeit nehmen?
Die Erstellung eines Agenturbriefings mag zunächst zeitaufwändig erscheinen, ist jedoch eine lohnende Investition. Ein gut ausgearbeitetes Briefing legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und kann maßgeblich zum Erfolg einer Kampagne beitragen. Es hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Ressourcen zu sparen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Es hilft auch kritische Situationen oder gar Zoff in der Zusammenarbeit zwischen Agentur und Kunde zu vermeiden.
Ein sorgfältig erstelltes Agenturbriefing ist von unschätzbarem Wert für den Erfolg von Marketingkampagnen und -maßnahmen. Es stellt sicher, dass sowohl das Unternehmen als auch die Agentur auf derselben Seite stehen, was die Ausgangssituation, die Ziele, Erwartungen und die Anforderungen betrifft. Durch die Bereitstellung klarer und umfassender Informationen kann das Briefing dazu beitragen, Projekte effizienter und erfolgreicher umzusetzen, was letztlich zu besseren Ergebnissen und einer höheren Zufriedenheit aller Beteiligten führt. Investieren Sie die nötige Zeit und Mühe in die Erstellung eines Agenturbriefings – es wird sich auszahlen.
Autor:
Dr. Frank Lampe, selbständiger Online-Marketing-Bertater, Fachbauchautor, Dozent und langjähriger Marketingleiter für technologieorientierte B2B-Unternehmen und Startups
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